Wielu programistów pracujących z różnych miejsc na świecie posiada własną działalność gospodarczą w Polsce. Jest to wygodna i elastyczna forma dla osób pracujących zdalnie. Można oczywiście szukać optymalizacji poprzez zakładanie firmy w innych krajach, ale o tym pogadamy innym razem 😉 W tym wpisie skupiam się na jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) zarejestrowanej w Polsce.
Jak więc wygląda zdalne prowadzenie firmy w podróży? Jak zorganizować księgowość i obsługę firmy na odległość? O co trzeba zadbać, żeby uniknąć wizyt w Polsce związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą?
Wynajmij biuro wirtualne
Biuro wirtualne to usługa udostępnienia adresu do rejestracji działalności gospodarczej, który możesz podać w CEIDG. Może to być przydatne, szczególnie jeśli nie masz możliwości (albo chęci) rejestracji działalności w domu rodzinnym czy u kogoś znajomego. Na adres prowadzenia działalności mogą być przysyłane różne pisma, np. z Urzędu Skarbowego czy ZUS. Poza tym, posiadanie wirtualnego biura pozwala podawać jego adres do dowolnej korespondencji.
Poza samą usługą wynajmu adresu, biura wirtualne często oferują też obsługę korespondencji czy przechowywanie dokumentacji.
Ja korzystam z biura wirtualnego Dolnośląskie Centrum Biznesu. Poza tym, że moja firma jest zarejestrowana pod ich adresem, korzystam też z obsługi korespondencji. Każdy przychodzący do mnie list jest skanowany i przesyłany do mnie mailem (za moją zgodą oczywiście). Biuro oferuje też usługę prywatnej skrytki na dokumenty, z której również korzystam. Na koniec miesiąca przesyłam do obsługi biura wszystkie dokumenty księgowe, które są drukowane i umieszczane w mojej teczce. Tak przynajmniej polecił mi robić mój księgowy 😉
Za wynajem adresu biura, obsługę korespondencji oraz 20 stron skanów miesięcznie gratis płacę 600 zł netto za rok. Taki koszt bez problemu możesz wrzucić w koszty działalności. Uważam to za uczciwą cenę. A biuro wirtualne bardzo sobie cenię i polecam 🙂
Znajdź zdalne biuro rachunkowe
Jeśli nie chcesz samemu rozliczać swojej działalności gospodarczej, polecam wynajęcie biura rachunkowego. Usługi księgowe prowadzone w pełni zdalnie oferuje wiele polskich firm. Rozpoczęcie współpracy z internetowym biurem księgowym często wiąże się z koniecznością wysłania podpisanej umowy o współpracy pocztą. Warto o to zadbać przed wyjazdem z kraju.
Biuro rachunkowe odciąża nas od zajmowania się całością rozliczania rachunkowego naszej działalności. W praktyce Tobie pozostaje jedynie załączanie w systemie dokumentów kosztowych oraz wystawianie faktur klientom. Poza tym przypisany do Twojej firmy księgowy lub księgowa chętnie doradzi Ci w tematach księgowo-rozliczeniowych, jeśli będziesz tego potrzebować. Biuro może też oferować przechowywanie Twojej dokumentacji księgowej oraz reprezentowanie Cię przed Urzędem Skarbowym i ZUS.
Ja korzystam z usług biura rachunkowego iFirma. System jest bardzo prosty i przejrzysty, a przypisany do mojej firmy księgowy jest pomocny i sprawnie odpowiada na maile. Jeśli jesteś zainteresowany(a) skorzystaniem z usług iFirma, przy zakładaniu konta możesz skorzystać z jednego z moich kodów promocyjnych. W ciągu 5 dni od założenia konta wystarczy podać mój login (dawid@dsibinski.pl) oraz jeden z kodów promocyjnych w zakładce Konfiguracja -> Promocje. Dzięki temu dostaniesz 50 zł netto zniżki na usługi iFirma w pierwszym miesiącu korzystania 😉 Gdyby kody nie działały – daj znać!
Przygotuj upoważnienia
Decydując się na podróżowanie i zdalne prowadzenie firmy, warto zostawić zaufanym osobom odpowiednie upoważnienia. Chodzi o to, żebyś nie musiał(a) wracać do Polski z byle powodu, np. wezwania do Urzędu Skarbowego czy konieczności odebrania korespondencji 😁
Zaufaną osobę warto upoważnić do odbioru korespondencji w miejscu zameldowania. To właśnie ten adres będzie brany pod uwagę przy wyborze Twojego Urzędu Skarbowego w momencie założenia firmy. Wzory pełnomocnictwa pocztowego można pobrać na stronie Poczty Polskiej. Należy je wypełnić oraz udać się – wraz z osobą upoważnianą – do placówki pocztowej. Można również przygotować notarialne pełnomocnictwo do odbioru korespondencji, które powinno zadziałać także w przypadku listów dostarczanych przez inne firmy.
Jeśli wynajmujesz biuro wirtualne, upoważnij zaufaną osobę lub osoby do odbioru Twojej korespondencji także stamtąd.
Jeśli chcesz być naprawdę dobrze przygotowany do zdalnego prowadzenia firmy, rozważ przygotowanie notarialnego pełnomocnictwa do reprezentowania Cię przed Urzędem Skarbowym oraz sądami. Dobry notariusz na pewno pomoże Ci przygotować odpowiedni dokument 😉
Jeśli masz – lub spodziewasz się, że będziesz mieć – jakieś ważne sprawy do załatwienia w Polsce (np. majątkowe) w czasie Twojego wyjazdu, przygotuj notarialne pełnomocnictwa także w tych kwestiach.
Miej polski numer telefonu
Jednym z dylematów przed rozpoczęciem życia w podróży może być kwestia numeru telefonu. Organizacja międzynarodowego numeru czy Internetu mobilnego w podróży to temat na osobny wpis, ale bardzo ważne jest posiadanie polskiego numeru telefonu. Szczególnie jeśli masz konto w polskim banku oraz JDG zarejestrowaną w Polsce.
Polska karta SIM pozwoli na odbieranie SMSów autoryzacyjnych z banków czy urzędów. Odbieranie SMSów jest bezpłatne już chyba na całym świecie. A przynajmniej ja nie znam żadnego kraju, gdzie trzeba za to płacić. Co jakiś czas warto doładować konto lub wykonać próbę połączenia, żeby karta SIM nie straciła ważności. O szczegóły musisz dopytać swojego operatora.
Numer telefonu jest też potrzebny do logowania się w usługach publicznych za pomocą Profilu Zaufanego, o czym więcej poniżej.
Utwórz Profil Zaufany
Rozpoczynając zdalne prowadzenie firmy dobrze móc załatwiać sprawy urzędowe online. Wydaje mi się, że gdzieś w procesie zakładania JDG i tak będziesz do tego zmuszony(a), ale warto założyć Profil Zaufany. Pozwala on załatwiać różne sprawy urzędowe przez Internet. Profil Zaufany pozwala w najprostszy sposób „podpisywać” dokumenty urzędowe. Dzięki temu wiele wniosków złożysz elektronicznie, bez konieczności wizyty w urzędzie 😉
Profilem Zaufanym można też logować się do wielu usług publicznych, np. ZUS PUE.
Wybierz dobre konto bankowe
Może się to wydawać oczywiste, ale warto mieć konto bankowe (także firmowe, które polecam) w banku z dobrym systemem online. Ważne jest, żeby bank oferował wygodny system webowy, przez który da się załatwić jak najwięcej spraw. Fajnie, żeby była też dobra apka mobilna. Z tego, co wiem, wciąż są banki, w których części spraw nie da się załatwić przez Internet. A tego byśmy nie chcieli 😉
Ja od lat korzystam z mBanku i jestem bardzo zadowolony. Do wsparcia klienta można pisać na czacie w apce mobilnej. Pracownicy są bardzo pomocni i odpisują o każdej porze dnia.
Swoją drogą, mBank posiada świetną kartę i konto z obsługą wielu walut i kursami lepszymi niż w Revolut. Więcej informacji znajdziesz tutaj.
Trzymaj skany dokumentów w chmurze
Nie wyobrażam sobie życia w podróży i niekorzystania z chmury. Przed wyjazdem koniecznie załóż konto w którejś z popularnych usług chmurowych (np. Google Drive, OneDrive czy Dropbox). Dobrym nawykiem jest skanowanie dokumentów i przechowywanie ich wersji elektronicznych w chmurze. Szczególnie dokumentów związanych z firmą, takich jak umowy najmu biura, umowy z biurem rachunkowym czy umowy o współpracy.
Chmura przyda się też do trzymania skanów dokumentów podróżnych. Osobiście do OneDrive wrzucam też skany wszystkich faktur i paragonów, które mogą być niezbędne w przypadku chęci oddania danego urządzenia do serwisu gwarancyjnego za granicą.
Nie kombinuj 😉
Na koniec dobra rada – jeśli prowadzisz firmę zdalnie, staraj się ograniczać możliwość zainteresowania się Twoją osobą przez wszelkie urzędy. W przeciwieństwie do osób mieszkających w Polsce, jako cyfrowi nomadzi nie chcielibyśmy być zmuszeni wracać do Polski na kontrolę z Urzędu Skarbowego 🙃
Ja wychodzę z założenia, że dużo cenniejszy od korzyści finansowych jest dla mnie święty spokój. Chcę jak najbardziej ograniczać możliwość wystąpienia sytuacji, w której byłbym zmuszony do wizyty w Polsce. Dlatego nie wrzucam w koszty „wątpliwych” pozycji, które mogłyby wzbudzić zainteresowanie US. Z tego samego powodu nie zdecydowałem się na skorzystanie z ulgi IP Box, tak popularnej ostatnio wśród programistów. Zawsze opłacam też podatki oraz składki ZUS na czas.
Wszystko zależy oczywiście od Twojego poziomu tolerancji stresu i ryzyka. U mnie takie zachowawcze podejście sprawdza się od 2 lat, dzięki czemu zdalne prowadzenie firmy jest bezproblemowe 😉
